Nieuwe dienst van CCIBW vereenvoudigt uw administratieve procedures

De administratieve documenten en processen die met uitvoer te maken hebben, zijn vaak een bron van ergernis. Wij hadden onlangs een gesprek met Vincent Libbrecht, verantwoordelijke internationaal ondernemen bij de Kamer van Koophandel van Waals-Brabant. Omdat hij vaststelde hoe moeilijk sommige bedrijven het hebben om exportdocumenten te beheren en in te vullen, heeft hij een nieuwe auditdienst van een halve dag opgezet, “Scan Your Export”. Bedoeling is om een vaak ingewikkeld proces te vergemakkelijken.

Kunt u ons uitleggen wat “Scan uw export” inhoudt?

V.L. Met de Kamer hebben we al verschillende opleidingen rond douaneformaliteiten gegeven, maar we merken dat veel bedrijven geen efficiënt administratief systeem hebben. Ze zijn soms niet op de hoogte van de stappen die ze moeten ondernemen wanneer ze hun producten uitvoeren of ze vergeten bepaalde documenten in te vullen, wat tot extra kosten leidt. Daarom hebben wij besloten een auditdienst van de administratieve formaliteiten en processen in verband met de uitvoer aan te bieden.

Voor wie is deze audit bedoeld?

V.L. : Voornamelijk voor KMO’s, die vaak geen tijd of middelen hebben om dit probleem aan te pakken. Ondernemingen die voor het eerst exporteren of die niet regelmatig exporteren hebben immers soms een persoonlijke ondersteuning nodig.

Hoe werkt de audit precies?

V.L. : Onze audit duurt een halve dag en bestaat uit twee delen: een theoretisch deel dat uitgevoerd wordt door mevrouw Véronique Koninckx, trainer en manager van douaneagentschappen, en een praktisch deel, gepresenteerd door mezelf. Dankzij een carrière van twintig jaar in de grote export heb ik voldoende ervaring op dit gebied.

Tijdens deze audit ontmoeten wij de medewerkers van de exportdienst van de onderneming, met wie we de documentaire processen, de functionele organisatie van de dienst en de kwalificatie van de producten bespreken. Vervolgens identificeren wij de gevoelige punten en de domeinen die voor verbetering vatbaar zijn en onderzoeken wij grondig de verschillende aspecten van de logistieke organisatie, de Incoterms®, de douanecodes, enz. Aan het einde van deze analyse leggen wij tijdens een afsluitende vergadering met de dienst een reeks aanbevelingen en verbeterpunten voor.

Waarom is zo’n dienst noodzakelijk?

V.L.: Omdat het helpt vergissingen te vermijden die zeer kostelijk kunnen zijn. Een vergeten of onjuist ingevuld document kan leiden tot langere leveringstermijnen en boetes omwille van vertraging. Dergelijke sancties kunnen een impact hebben op de winstgevendheid van een bedrijf. Bij exporttransacties kunnen de kleinste onvoorziene kosten de al beperkte marges nog verder reduceren. Als uw export goed georganiseerd is, heeft u een competitief voordeel. Dankzij onze dienst vermijdt de onderneming onaangename verrassingen en verzorgt zij haar imago op de exportmarkt.

Wat zijn de voorwaarden voor inschrijving?

V.L.: De audit staat open voor iedereen, inschrijving gebeurt via mijn emailadres. Leden van de Kamer krijgen een korting. De kosten dekken de expertise (leden: 890 € excl. btw; niet-leden: 1.090 € excl. btw) en een extra bedrag wordt gevraagd voor het schrijven van een auditrapport (leden: 650 € excl. btw; niet-leden: 850 € excl. btw).

Geïnteresseerd?

Bent u geïnteresseerd in de dienst Scan Your Export van de CCIBW?
Contacteer de Kamer hieronder!

Vincent Libbrecht

International Relations Manager

vincent.libbrecht@ccibw.be
+32 478 44 86 82
www.ccibw.be

illustratie hulp nodig

Nieuwe kamer bij de Federatie: ontdek de BCBC!Interview met de Belgisch-Luxemburgse Kamer van Koophandel in Argentinië