La CCIBW dévoile un nouveau service pour simplifier vos procédures administratives

Les documents et processus administratifs liés à l’exportation sont souvent de vrais casse-tête. Nous avons récemment rencontré Vincent Libbrecht, responsable des opérations internationales à la Chambre de commerce du Brabant wallon. Constatant les difficultés de certaines entreprises lors du remplissage des documents à l’exportation, il a mis en place un nouveau service d’audit d’une demi-journée, « Scan Your Export », qui a pour objectif de faciliter un processus parfois complexe. Nous lui avons posé quelques questions.

Pouvez-vous nous expliquer en quoi consiste « Scan Your Export » ?

Vincent Libbrecht: Après avoir donné diverses formations sur les formalités douanières, nous nous sommes aperçus que beaucoup d’entreprises ne disposent pas d’un système administratif performant. À cause de cela, elles ignorent parfois les démarches à entreprendre lors de l’exportation de leurs produits ou oublient de remplir certains documents, ce qui risque d’entrainer des coûts supplémentaires. Nous avons donc décidé de proposer un service d’audit des formalités et processus administratifs à l’export.

À qui s’adresse cet outil ?

V.L. : Principalement aux PME, qui n’ont pas forcément le temps ni les moyens de se pencher sur ce problème. Les entreprises primo-exportatrices ou qui n’exportent pas régulièrement peuvent parfois nécessiter un accompagnement personnalisé dans leurs démarches.

Concrètement, ça se passe comment ?

V.L. : Notre audit dure une demi-journée et est composé de deux parties : une partie « analyse administrative », réalisée par Madame Véronique Koninckx, formatrice et gestionnaire d’agences en douanes, et une partie pratique, présentée par moi-même. Grâce à vingt ans de carrière à la grande exportation, je bénéficie d’une véritable expérience sur le terrain.

Au cours de cet audit, nous rencontrons les acteurs du service administratif « Export » de l’entreprise, avec qui nous passons en revue les processus documentaires, l’organisation fonctionnelle du département, la qualification des produits. Nous identifions ensuite les points sensibles et les pistes d’amélioration et examinons en détail les différents aspects de l’organisation logistique, les Incoterms® utilisés, les codes douaniers… Au terme de cette analyse, nous soumettons une série de recommandations et de pistes d’amélioration lors d’une réunion de conclusion avec le service.

Pourquoi un tel service est-il indispensable ?

V.L.: Car il permet d’éviter des erreurs qui peuvent coûter très cher. Un document oublié ou mal rempli peut se traduire par un délai de livraison beaucoup plus lourd et entrainer des pénalités de retard. Ce genre d’amendes peut exercer une influence sur la rentabilité d’une société. Quand on vend à l’exportation, le moindre coût imprévu vient graver des marges assez réduites : bien organiser son export permet donc d’être plus concurrentiel. Grâce à notre service, l’entreprise évite les mauvaises surprises et soigne son image à l’export.

Quelles sont les conditions pour s’inscrire ?

V.L.: L’audit est ouvert à tous, les membres de la CCIBW peuvent même profiter d’une réduction. Les frais couvrent l’expertise (membres : 890,00 € HTVA ; non-membres : 1.090,00 € HTVA) et un montant supplémentaire vous sera demandé pour la rédaction d’un rapport d’audit (membres : 650,00 € HTVA ; non-membres : 850,00 € HTVA). Pour s’inscrire, il suffit de prendre contact avec moi par mail.

Intéressé(e)?

Le service Scan Your Export de la CCIBW vous intéresse?
Contactez la chambre ci-dessous!

Vincent Libbrecht

International Relations Manager

vincent.libbrecht@ccibw.be
+32 478 44 86 82
www.ccibw.be

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